Basarorganisation und Ablauf

So ein Basar gestaltet sich natürlich nicht von alleine. Es steckt einiges an Arbeit und Engagement dahinter, einen solchen Basar zu organisieren und erfolgreich durch zu führen. Der Basar wird von der Spielgruppe Neukirch ausgerichtet, um eine Beitragsfreie Gruppe gestalten zu können, bei der jede Mama oder Papa mit Kind teilnehmen kann, egal aus welchem sozialen Hintergrund die Familie stammt!

Die Spielgruppe umfasst momentan ca. 16 Mamas mit ihren Kindern, die sich auf drei Einzelgruppen verteilen (Speilgruppenachwuchs wird immer gesucht und gern gesehen, bei Interesse darf sich gerne gemeldet werden ;-)  ) . 

 


unsere Motivation für einen Basar 

  • wir möchten eine beitragsfreie Spielgruppe um jeder Mama oder Papa die Möglichkeit zu bieten mit ihrem Kind ein Teil der Spielgruppe zu sein, egal aus welchen sozialen Schichten die Familie kommt.
  • Wir möchten einen Beitrag leisten und eine Plattform bieten, gebrauchte und noch gut erhaltene Kleidung/ Spielsachen / Kinderwägen etc. weiter zu benutzen und sie nicht einfach entsorgen zu müssen. Dies kommt nicht nur den Verkäufern zu gute, sondern auch den Einkäufern, die noch gut erhaltene Kleidung/ Spielsachen / Kinderwägen etc.  für wenig Geld erwerben können und leisten somit auch einen sozialen Beitrag für unserer Gesellschaft.
  • Wir leisten mit unserem Basar einen Beitrag für die Umwelt, in dem wir verhindern, dass Kleidung/ Spielsachen / Kinderwägen etc.  unachtsam weg geworfen wird und weiterhin getragen werden kann. 
  • Wir fördern das Bewusstsein der Menschen für den Wert der Gegenstände, die wir verkaufen.

Das "Orga-Team"

Aus den oben genannten 3 Spielgruppen setzt sich das "Orga-Team" aus in der Regel je zwei Mamas zusammen. Dieses "Orga-Team" teilt sich wichtige Aufgaben zum Ablauf und Organisation des Basares. Außerdem trägt es die Verantwortung, der eigenen Gruppe jeweils die Informationen rund um den Basar weiter zu geben. 

das "Orga-Team" setzt sich wie folgt zusammen:

Lisa (Basarchef)
  • behält den Überblick über die Organisation
  • hält die Kommunikation zum Rathaus und nimmt an Terminen teil 
  • kümmert sich um die Nummernvergabe
  • Ansprechpartner in allen Fragen rund um den Basar

Sabrina (Kasse)

  • kümmert sich um die finanziellen Abläufe vor und während dem Basar
  • schreibt die Abrechnungen
  • teilt den Gruppen ihr Geld zu

Nicole (Arbeitspläne)

  • kümmert sich um die Arbeitsabläufe während dem Basar, teilt die Helfer in den Arbeitsplan ein
  • Nummernvergabe für alle Speilgruppenmamas und freiwilligen Helfer
  • Ansprechpartner bei allen Fragen rund um den Arbeitseinatz

Werbung

  • Organisation von Sponsoren für unsere Flyer und Plakate
  • Druck der Flyer und Plakate
  • Medienpresenz in Gemeindeblättern und Zeitungen 

Vera (Kuchen)

  • Organisiert alles rund um den Kuchenverkauf
Petra (Essen)
  •  Organisation der Getränke
  • Organisation des Pizzastandes
  • Organisiert das Vesper für die Spielegruppemamas und der Helfer am Aufbautag

Der Basar

Nachdem im Vorfeld schon einiges an Organisation über das "Orga-Team" gelaufen ist, liegt der Schwerpunkt der Arbeit und der Einsatz der übrigen Spielgruppenmamas am Basarwochenende. 

Natürlich reichen hier die ca. 16 Mamas bei weitem nicht aus. Wir brauchen immer jede Unterstützung, die wir für unseren Basar bekommen können und freuen uns über jeden, der sich bereit erklärt uns am Basarwochenende zu unterstützen. Dieser Einsatz wird natürlich von uns  belohnt !  (alles über die Vorteile und wie du freiwilliger Helfer werden kannst erfährst du hier )

 

Für einen Kleiderbasar beginnt der Aufbau schon am Freitag. Hier ist dann auch der Einsatz von ein paar Männern gefragt, die sich bereiterklären uns beim Schleppen der schweren Tische und dem Aufbau der Bühne zu helfen.

Sobald alles steht kommen auch schon die ersten Verkäufer und geben ihre Kleidung/ Ware ab. Diese wird nun von uns sorgfältig geprüft und auf die Tische und Kleiderständer verteilt. 

Danach gibt es für alle ein gemeinsames Vesper und anschließend dürfen sich die Helfer und Spielegruppemamas in Ruhe auf dem Basar umschauen und einkaufen. 

Der nächste Morgen beginnt für uns schon einige Zeit vor dem Basar. Hier wird nun alles noch einmal geprüft und in Ordnung gebracht. Kuchen werden von Küchentam entgegen genommen und die Küche für den Caffè und Kuchenverkauf startklar gemacht. Das Kassenteam richtet derweil die Kassen ein. Die Zeit am Morgen vor dem Basar rennt und so dürfen dann auch schon die Schwangeren, mit ihren Begleitpersonen, als erste Ihren Einkauf starten.... 

 

Um Diebstählen vorzubeugen sind wir immer dabei unser System zu verbessern und setzten auf Saalkontrollen, unsere blauen Einkaufstaschen und weisen Kunden darauf hin ihre Ware möglichst am Infostand zu sortieren! 

 

Ist der Basar dann vorbei, so sind wir noch lange nicht fertig!  

Nachdem wir dann bei einer kleine Mittagspause zusammen Pizza gegessen haben sitzt uns oft schon die Zeit im Nacken! Besonders für das Kassenteam heißt es nun schnell und sorgfältig zu arbeiten. Die Kasse zieht sich für die Abrechnung mit ihrem Team zurück.

Unterdessen werden in der Halle die übrigen Kleider zurück in die Kisten der Verkäufer sortiert und die Tische, Stühle, Bänke und Kleiderständer wieder aufgeräumt. Um zu verhindern, dass ein Kleidungsstück oder etwas anderes in der falschen Kiste landet, werden ALLE Kisten ZWEI mal gegen geprüft, bevor sie zur Abholung bereit gestellt werden. 

Wenn alles reibungslos funktioniert, ist die Abholung der Kisten zeitgleich mit der Abrechnung pünktlich wenn die ersten Verkäufer eintreffen fertig :-) 

Sind Erlös und Kisten alle abgeholt wird die Halle nochmal kontrolliert und ausgefegt. Dann endlich hat es das Basarteam wieder geschafft und freut sich dann auf das gemeinsame Basaressen, an dem alle Spielgruppemamas und Helfer teil nehmen dürfen und den vergangen Basar Revue passieren lassen um evtl. Verbesserungen zu überlegen oder sich einfach mal ein Lob auszusprechen, aber auch um noch einmal einen gemeinsamen netten Abend zu haben :-)